Of het nu vanwege vakantie, feestdagen, een carrièreswitch of andere redenen is, iedereen is wel eens even niet aan het werk. En dan wil je natuurlijk ook dat jouw Duitse zakenpartners of collega’s ook weten dat ze misschien wat later een antwoord van je kunnen verwachten, of bij welke collega’s ze terecht kunnen met hun (aan)vragen. Deze vragen kun je beantwoorden in je Duitse out-of-office-mail die automatisch aan je Duitse contacten wordt verstuurd. Maar wat zet je wél en wat juist níet in zo’n ‘Abwesenheitsnotiz’?
Waarom een ‘Abwesenheitsnotiz’ instellen?
Een Duitse Out-of-office-mail of “Abwesenheitsnotiz’ is essentieel in de zakelijke digital communicatie, ook in Duitsland. Met zo’n mail kun je laten zien dat je ook bij afwezigheid waarde hecht aan de berichten en belangstelling van je Duitse zakenpartners. Het belangrijkste: Je laat ze niet onnodig wachten op een antwoord, dit krijgen ze direct, zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Tegelijkertijd vertegenwoordigt jouw autoreply ook jouw bedrijf: alleen als je de juiste informatie biedt en de juiste toon aanslaat, zijn jouw zakelijke contacten in Duitsland bereid om op je terugkeer te wachten.
En of dat niet ‘gewoon in het Engels’ kan? Uiteraard kan dat. Maar met een goed geformuleerde Duitse mail wek je meer vertrouwen en begrip. Als je zakelijke contacten in Duitsland, maar ook in de rest van de wereld hebt, kun je ook overwegen om jouw out-of-office in meerdere talen in te stellen, zoals in dit voorbeeld:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro und werde Ihnen dann schnellstmöglich antworten. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Musterfrau (musterfrau@website.com).
Thank you for your message. I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on TT.MM.JJJJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact my colleague Ms Musterfrau (musterfrau@website.com).
Essentiële informatie voor jouw Duitse autoreply e-mail
Wat je wél of niet in je Duitse out-of-office-mail zet, hangt er natuurlijk vanaf wat de reden is van je afwezigheid en hoe lang je verwacht afwezig te zijn. Afhankelijk van de situatie kun je meer of minder details loslaten over de reden van je afwezigheid. Over het algemeen is te adviseren om in ieder geval de volgende zaken in je geautomatiseerde e-mail te vermelden:
Onderwerpregel [Abwesenheitsnotiz]
“Bedankt voor uw bericht”
Van wanneer tot wanneer je afwezig bent
Wat er met e-mails gebeurt tijdens je afwezigheid
Wanneer je weer op mails kunt reageren
Wie van je collega’s bereikbaar is in geval van nood
Afsluiting/met vriendelijke groet
Houd je Duitse out-of-office kort!
Waar we in Nederland – in minder formele situaties – vaak de neiging hebben om berichten met een knipoog te schrijven, en misschien hier en daar wat (te) veel uit te wijden, stellen Duitsers het juist op prijs om kort en bondig de nodige informatie te ontvangen, zeker wanneer je niet direct kunt antwoorden op hun aanvraag. Het is dus aan te raden om je Duitse Out-of-office-mail kort en simpel te houden.
Enkele formele voorbeelden van een Duitse Out-of-office-mail
Over het algemeen zijn ‘Abwesenheitsnotize’ vrij formeel van aard. We zijn van Duitsers wel wat formaliteit gewend, maar in autoreply-mails gaat er vaak nog een schepje bovenop. De simpele reden hiervoor is dat je niet weet wie de ontvanger van de mail zal zijn. Dit kan een Duitse collega zijn waar je goed mee omgaat, maar ook de CEO van een belangrijke leverancier in Duitsland. Om zeker niet uit de toon te vallen, kun je beter te formeel dan te informeel zijn. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van zulke formele Duitse autoreply-mails:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, Andreas Müller wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: andreas.mueller@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
NAME + SIGNATUR
Guten Tag,
Danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich im Urlaub und habe währenddessen keinen Zugriff auf meine Mails. Ich bin ab dem TT/MM/JJ gerne wieder für Sie da. Bis dahin vertritt mich mein Kollege KOLLEGE. Sie können Ihn über E-Mail (kollege@beispiel.de) oder Telefon (XXX-XXX) erreichen. Er hilft Ihnen gerne weiter. Haben Sie vielen Dank für Ihr Verständnis.
Liebe Grüße,
NAME
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin vom TT.MM. bis TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem TT.MM beantwortet werden. In dringenden Fällen hilft Ihnen unser Service-Center gerne weiter: service@website.com, Tel. +43 30 12345-67.
Herzliche Grüße,
'Abwesenheitsnotize’ met een persoonlijke noot
Dat een formele autoreply als de veiligste optie geldt, betekent niet dat er binnen Duitse out-of-office-mails geen ruimte is voor een persoonlijke noot of een vleugje creativiteit. Je kunt bijvoorbeeld kort verwijzen naar de reden van je afwezigheid of de ontvanger bepaalde wensen overbrengen. Het is allemaal een kwestie van toon. Hieronder een aantal voorbeelden van formuleringen die je in je autoreply kunt opnemen:
Über Weihnachten machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit!
En een grapje kan soms ook wel, mits dit bij jou en je bedrijf past:
Sehr geehrter Empfänger,
das ist natürlich enttäuschend. Leider kann ich Ihnen bis zum TT.MM.JJJJ nicht antworten, dafür hat mein kleiner Kollege etwas für Sie:
{\__/} ( • . •) / >🥚
Frohe Ostern!
(Name)
En als je toch al weet dat jouw autoreply alleen door collega’s wordt gelezen, kun je best nog wat bonter maken als je dat wilt. Want ook Duitse collega’s hebben humor:
Hallo,
zur Zeit bin ich nicht im Büro. Ich habe ein Handy bei mir, aber ich werde die Telefonnummer nicht herausgeben. Wenn Sie meine Nummer erraten können, werde ich Ihren Anruf jedoch entgegennehmen.
Sollten Sie meine Nummer nicht erraten, werde ich mich nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ bei Ihnen melden.
Viele Grüße
(Name)
Wat je vooral beter níet in je Duitse out-of-office-mail kunt zetten
Oké, bij het schrijven van je Duitse autoreply heb je dus ook wat creatieve vrijheid, maar deze dingen zou ik zeker achterwege laten, omdat ze ertoe kunnen leiden dat jouw Duitse zakenpartners je minder serieus nemen:
Opluchting
Simpel, maar het komt nog al te vaak voor: Met een knipoog in de autoreply zetten dat je geniet van een ‘welverdiende vakantie’. Alsof jouw Duitse contacten of collega’s geen vakantie verdienen… Je kunt het zelf grappig vinden, maar of je er ook sympathieker door wordt?
Teveel details
De meeste mensen maakt het niet uit waar je naartoe gaat op vakantie, of met wie. Of welk griepje je nu weer hebt opgepikt. Houd het daarom oppervlakkig en leesbaar. Details horen niet in een autoreply.
Irrelevante toevoegingen, zoals citaten en GIF’jes
Voor de zeer creatieve geesten onder ons is het vast wel eens verleidelijk om een autoreply te beginnen met een mooi citaat uit een roman of een grappig GIF’je. Ook dit is vast wel leuk om een keer naar individuele contacten te sturen, maar bedenk goed dat een autoreply naar álle contacten gaat. En of al jouw partners in Duitsland dit kunnen waarderen?
Spel- en taalfouten
Of je nu voor de standaard formele autoreply gaat, of een persoonlijke noot voor je Duitse collega’s wilt achterlaten, één ding blijft belangrijk: besteed aandacht aan je ‘Abwesenheitsnotiz’ en lees deze een extra keer door voor je hem opslaat, zodat je zeker weet dat je met jouw autoreply precies overbrengt wat jij wilt.
Ben je zelf voor langere tijd afwezig of heb je vervanging nodig voor één van je Duitse medewerkers? Neem dan eens contact op met de experts van Gateway to Germany voor meer tips en advies.
De voorbeeldzinnen uit deze blogs komen van verschillende internetbronnen, te weten: