Samenwerken met Duitsers op de werkvloer: 5 uitdagingen en hoe je deze overwint

Of we nu een brochure maken of een nieuwe website lanceren: ik vind het heerlijk om projecten samen met mijn Duitse collega’s op te pakken. Toch is het niet altijd makkelijk: cultuurverschillen leveren standaard kleine irritaties en soms heftige discussies op. Deze blog bevat de vijf grootste uitdagingen in het samenwerken met Duitsers én wat tips om deze te overwinnen.
Gateway to Germany samenwerken met Duitsers

De taalbarrière

Als je met elkaar samen wilt werken, moet je elkaar wel goed begrijpen, dus is taal erg belangrijk. Vind jij, net als de meeste Nederlanders, dat je prima Duits spreekt? Bedenk goed of je ook of voldoende nuances kunt overbrengen. Zakelijk Duits is vaak net even anders dan Steenkolenduits waarmee je je door de wintersport heen bluft. Ben je niet zeker genoeg van je Duits? Dan zou je het ook op de Engelse toer kunnen gooien. Maar daar moeten zowel jij als je Duitse collega’s zich op hun gemak bij voelen. Het kan geen kwaad om daar onderling afspraken over te maken: in welke situaties spreek je welke taal? Voor koetjes en kalfjes kun je best een mengelmoesje van Nederlands, Engels en Duits spreken, maar voor serieuze zaken en afspraken wil je wel zeker weten dat je jezelf goed uit kunt drukken, maar dat jij en je collega elkaar ook tot op detailniveau kunnen begrijpen.

Polderen én plannen

Bij de start van een project organiseren mijn Duitse collega’s vaak een ‘Kick-off’:  In Nederland bedoelen we hiermee dat het project wordt gestart met wat korte- en langetermijndoelen waarbij veel details worden gedurende het project worden ingevuld. In Duitsland zijn bij de kick-off de marktanalyses al gedaan, de doelen en KPI’s liggen al vast en ook de planning is al in beton gegoten. Omdat Duitsers over het algemeen onzekerheden willen vermijden, willen ze al aan het begin van het project een duidelijke stip aan de horizon zien en het ook al zo precies mogelijk weten hoe ze daar naartoe gaan werken. Ze stellen duidelijke kaders op waarbinnen ze naar deze stip toe werken. Voordat jouw Nederlandse hakken in het zand gaan: er is écht nog wel wat ruimte voor jouw bijdrage of feedback, al lijkt dat misschien niet zo.  Wanneer jij kunt beargumenteren dat een bepaald plan niet op jouw situatie van toepassing is, blijkt er nog best wat ademruimte in de plannen te zitten. De Duitse planmatigheid zorgt voor structuur in de basis van het project, het Nederlandse pragmatisme kan hier de scherpe randjes vanaf vijlen. Verwacht alleen niet dat wanneer je een verandering voorstelt, dat Duitse collega’s meteen de koers wijzigen; dit heeft vaak wel wat tijd nodig. Geef je leiding aan Duitse medewerkers en loopt de samenwerking wat stroef?  Probeer zo concreet mogelijk te communiceren over deadlines en verantwoordelijkheden binnen het project. Zodra jouw Duitse medewerker wat meer vastigheid heeft binnen het project, zal de samenwerking al snel wat soepeler verlopen.

Duitse specialisten vs. Nederlandse creatievelingen

Op zijn Duits vooruitplannen heeft ook zo zijn voordelen: Omdat de doelen en verantwoordelijkheden al zo duidelijk zijn bepaald, kan iedereen beter zijn ogen op de bal houden: binnen een Duitse planning heeft iedere medewerker de ruimte om zijn eigen expertise in te brengen en te benutten. De ‘Nederlandse aanpak’ kan wat onstuimiger zijn, waar bij onverwachte gebeurtenissen ineens de verantwoordelijkheden niet meer helemaal duidelijk zijn. Op die manier kan het zomaar gebeuren dat meerdere mensen zich op dezelfde taken storten, of dat taken over het hoofd worden gezien. Mij valt op dat binnen een team de Nederlanders vaak flexibele generalisten zijn, waar de Duitse collega’s zich vaak ‘detailverliebt’ heel secuur op één of meerdere specifieke taken kunnen storten. Beide manieren van aanpak komen binnen projecten van pas.

De besluitvorming

Waar Nederlanders niet snel iets kritiekloos zullen accepteren, zijn Duitsers gewend aan een bepaalde mate van hiërarchie. Iedereen in het team heeft zijn expertise en mag zijn mening geven, maar de inhoudelijke beslissingen worden door de managers en chefs gemaakt. Voor ons als Nederlanders klinkt dit best bazig, want waarom zou de mening van een expert niet doorslaggevend kunnen zijn in een project? Maar denk ook eens aan de voordelen: geen eindeloze compromissen, mitsen en maren: er wordt gewoon een heldere beslissing genomen en een richting ingeslagen. En om eerlijk te zijn: zou dat soms niet heel goed van pas komen, want uiteindelijk is regeren vooral vooruitzien.

Feedback geven aan en door Duitse collega’s

Feedback geven is een kunst. Als Nederlanders zijn we al snel geneigd om behoorlijk direct te vertellen wat we ergens van vinden, of dit nu in positieve of in negatieve zin is. Dit kan bij Duitse collega’s wel eens in het verkeerde keelgat schieten, omdat de meeste Duitsers dit niet gewend zijn. Je mag iets wel ‘Unsinn” vinden, maar kunt misschien beter aangeven dat je een andere suggestie of ervaring hebt met bepaalde vraagstukken. En de belangrijkste tip: Geef niet teveel tegengas tijdens een vergadering met meerdere collega’s. Hoe goedbedoeld ook; feedback die je in een groepsvergadering geeft,  kunnen bij Duitsers al gauw als (persoonlijke) kritiek aankomen. Suggesties zijn welkom, maar als je het ergens pertinent mee oneens bent, kun je het misschien beter één op één met je Duitse collega bespreken dan in een groep. Je hoeft je Duitse collega’s niet te sparen, maar wees je bewust dat Nederlanders en Duitsers hun feedback op verschillende manieren willen geven en ontvangen.

Is werken met Duitsers dan echt zoveel lastiger dan werken met Nederlanders? Het botst wel eens, ja. En elkaars denkwijze voor 100% begrijpen, gaat ook lastig worden. Maar uiteindelijk heeft iedere cultuur en iedere persoon zijn eigen eigenaardigheden en sterke kanten. En zolang je bewust blijft van de cultuurverschillen, kun je prachtige projecten voltooien, waarin de Duitse structuur en de Nederlandse creativiteit elkaar versterken.

Heb je toch advies nodig, of ben je nog op zoek naar Duitse collega’s? Dan helpen de (Nederlandse én Duitse) experts van Gateway to Germany je graag verder!

Dit artikel is geschreven door Wytske de Boer, contentspecialist bij hansgrohe.