Home-office in Duitsland – waar moet je als werkgever rekening mee houden?

Het is nog niet vaak gebeurd in de menselijke geschiedenis dat één aangelegenheid de hele wereld tegelijkertijd in zijn greep houdt: de coronapandemie. De afgelopen jaren bleven we massaal thuis en werkten we - zo mogelijk - vanuit onze woonkamers, studentenkamers en (geïmproviseerde) thuiskantoren. Gelukkig zijn inmiddels veel maatregelen weer losgelaten, maar het home-office gaat nergens heen. Net zoals het ‘nieuwe normaal’ is ‘home-office’ een buzzword geworden dat ons nog wel een tijdje in ons dagelijks (werk)leven zal achtervolgen. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat er nu nog steeds meer mensen thuiswerken dan voor de coronapandemie. Ook hebben de meeste werknemers niet eens meer de behoefte om terug te gaan naar het ‘oude normaal’ en geven ze vaak de voorkeur aan een hybridemodel van thuiswerken en werken op locatie. En dat is maar goed ook, want er zit nog veel onbenut potentieel in het thuiswerken.
Gateway to Germany - Homeoffice in Duitsland

Meer dan genoeg reden om eens te bekijken met welke regels en bijzonderheden je rekening moet houden als je in Duitsland zakendoet. Het regelgevingskader is in Duitsland namelijk net iets anders dan in Nederland.

 

Home-office tijdens corona

Het thuiswerken i.v.m. de coronapandemie was een ongeplande situatie die bedoeld was als een tijdelijke en kortlopende maatregel om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Veel bedrijven werden hierdoor overvallen en beschikten destijds vaak niet over een contractueel vastgelegd beleid. Dat is ook niet per se nodig. Zodra de situatie echter langer duurt of zelfs permanent wordt, is het handig – en zelfs verplicht – om duidelijke randvoorwaarden in een overeenkomst vast te leggen. Veel bedrijven zullen (gedeeltelijk) thuiswerken ook na de coronapandemie (vaker) toestaan en soms zelf vaste thuiswerkdagen invoeren. In die situatie is het praktisch om een aantal vaste voorwaarden op papier te zetten.

1. Werktijden

In het home-office gelden – vooral na de onverwachte overgang naar het thuiswerken i.v.m de coronapandemie – voor de arbeidstijd en de registratie daarvan vaak geen andere regelingen dan op kantoor. Echter is het in het home-office een stuk lastiger om de naleving van de arbeidstijd door de werknemers te controleren. Daarom is het goed om daar duidelijke afspraken over te maken en deze eventueel contractueel vast te leggen. Ook op het thuiskantoor is de Duitse Arbeidstijdenwet van toepassing – de werknemer mag dus ook thuis niet meer dan acht uur per dag werken.

In veel gevallen is het zinvol vaste tijden voor de beschikbaarheid van de werknemer te bepalen, zodat er bijvoorbeeld regelmatig gezamenlijke meetings kunnen plaatsvinden.

2. Privacy

Privacy wordt in Duitsland sowieso al met een hoofdletter P geschreven en het thuiskantoor vormt dan ook vaak een uitdaging voor de gegevensbeveiliging en IT-infrastructuur. Bij het inrichten van een thuiswerkplek moet de werkgever ervoor zorgen dat er voorzorgsmaatregelen getroffen worden met betrekking tot de privacy. De werkgever is verantwoordelijk voor het – door de werknemer – naleven van de vereisten voor gegevensbescherming. Ook is het de taak van de werkgever om te voorkomen dat derden – zoals familieleden – toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke bedrijfsgegevens. 

3. (Digitale) samenwerking

Naast de kansen die het thuiswerken biedt, is er een groot nadeel: het gebrek aan contact met je collega’s. Je loopt niet zomaar naar het koffiezetapparaat waar je de meeting van zojuist nog even kunt debriefen. Daarom is het belangrijk om ook hierover duidelijke afspraken te maken en de nodige systemen in werking te stellen. Populaire conventies zijn bijvoorbeeld regelmatig terugkerende vergaderingen en vaste tijden waarop iedereen bereikbaar is. Bovendien is het bij het werken in virtuele teams nog belangrijker om duidelijke doelen te formuleren die aan het einde van de week/maand (of zelfs jaar) behaald moeten zijn.

4. Digitale werkplek

Om mobiel te kunnen werken heb je een digitale werkplek nodig die vanaf elke locatie en op elk moment bereikbaar is. Deze digitalisering biedt grote kansen, maar brengt – als het niet goed gedaan wordt – ook risico’s met zich mee. Zo verliezen werknemers bij een teveel aan tools vaak het overzicht wat de efficiëntie flink kan verminderen. Een goed uitgeruste digitale werkplek is dan ook cruciaal voor succesvol thuiswerken. Hierbij is de invoering van een of twee nieuwe technologieën niet genoeg; het vraagt om een allesomvattende en volledig geïntegreerde strategie.

 

Wanneer je bijvoorbeeld als Nederlands bedrijf dat zich voornamelijk focust op werken op locatie met lokale thuiswerkende medewerkers naar Duitsland gaat uitbreiden, zullen je bedrijfsprocessen niet op remote werken zijn ingericht. Het kan dan heel lastig zijn om je Duitse en je Nederlandse werknemers in een team te laten samenwerken.

5. Fysieke werkplek

In Duitsland geldt de Arbeitsschutz (oftewel: de wet op arbeidsbescherming) waarin alle maatregelen en procedures zijn vastgelegd die arbeidsongevallen moeten voorkomen en voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer moeten zorgen. Als het om thuiswerken gaat, beland je hierbij echter in een grijs gebied. De wetgeving verwijst namelijk uitdrukkelijk naar ‘Telearbeitsplätze’ – dit zijn werkplekken die door de werkgever in de privésfeer van de werknemer worden ingericht. De Duitse wetgeving maakt dus een verschil tussen af en toe thuiswerken (‘home-office’ of ‘mobiel werken’) en fulltime thuiswerken (‘Telearbeit’) – wanneer een bedrijf bijvoorbeeld geen vaste locatie heeft.

Ook al is het altijd goed om optimale werkomstandigheden voor je werknemers te creëren, je bent als werkgever niet verplicht om bijvoorbeeld een ergonomische thuiswerkplek ter beschikking te stellen als de werknemer alleen af en toe vanuit huis werkt.

Maar bij het bovenstaande voorbeeld – een bedrijf met uitsluitend thuiswerkende medewerkers – is het wél handig om je in de verplichtingen en randvoorwaarden van Telearbeit te verdiepen.

Wat moet ik doen als ik in Duitsland thuiswerkende werknemers heb?

In tegenstelling tot Nederland bestaat er in Duitsland geen Wet Flexibel Werken waardoor de werknemer het recht heeft de werkgever te verzoeken om vanuit huis te mogen werken. Maar ook de werkgever kan thuiswerken niet bij de werknemer afdwingen. Dat betekent dat thuiswerken altijd in onderlinge overeenstemming plaats moet vinden. Of je daarover gedetailleerde regelingen vastlegt of alleen mondelinge afspraken maakt, hangt een beetje van de omstandigheden af. Als vuistregel kun je nemen dat, wanneer je bedrijf vaste thuiswerkdagen toestaat, je de randvoorwaarden het beste contractueel kunt vastleggen. Dit geldt zeker ook voor bedrijven die niet over een vast hoofdkantoor in Duitsland beschikken en alleen “vliegende” medewerkers ter plaatse hebben.

 

Deze tekst is in samenwerking met schrijfster en vertaalster Simone Sollberger ontstaan.